En el complejo y dinámico entorno empresarial actual, gestionar eficazmente la documentación es más que un lujo, es una necesidad. La gestión documental se convierte en un desafío aún mayor cuando se trata de cumplir con las normas de calidad. Aquí es donde un módulo para gestión de documentos de manera digital entra en juego como una pieza fundamental del software de gestión de calidad que ofrecemos. Pero, ¿por qué es esencial la gestión documental y cómo contribuye a la calidad? Profundicemos en este tema.
¿Sabías que?
Según un estudio de la firma de análisis AIIM, las empresas gastan entre 5 y 15% de su ingreso anual en la creación y manejo de la documentación. Sin embargo, este costo puede reducirse en gran medida a través de la automatización y la digitalización. Según el mismo estudio, el 74% de las empresas que han implementado soluciones de gestión documental informan de mejoras en la eficiencia y la productividad.
Beneficios de un software para gestión documental en la calidad
En el marco de un software de gestión de calidad, el módulo de gestión documental juega un papel crucial. Veamos cómo contribuye a mejorar la gestión de calidad:
Mejora la eficiencia y la productividad
Un software para gestión de documentos automatiza el flujo de documentos, reduce las tareas manuales y minimiza la probabilidad de errores humanos. Esto permite a los equipos centrarse en tareas más significativas y estratégicas, mejorando la eficiencia y la productividad.
Lee este otro artículo, si estás interesado en aprender más sobre cómo un software de gestión de calidad puede beneficiar a tu organización.
Garantiza la conformidad
La gestión documental es esencial para cumplir con las normas de calidad como la ISO 9001. Un software para gestión documental asegura que todos los documentos estén actualizados, sean accesibles y estén en conformidad con los requisitos regulatorios.
Facilita la colaboración y el acceso
En la era digital, los equipos necesitan colaborar de forma efectiva y acceder a la información de manera rápida. Un software para gestión documental facilita la colaboración al proporcionar acceso en tiempo real a los documentos y mantener a todos en el mismo página.
Conclusión
El software para la administración documental es una pieza fundamental del software de gestión de calidad moderno. Mejora la eficiencia, asegura la conformidad y facilita la colaboración, haciendo que sea una herramienta esencial para cualquier organización que aspire a mantener y mejorar la calidad de sus procesos.
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