En el mundo empresarial contemporáneo existe un tema que ocupa a muchos profesionales, y es la administración de proyectos, que si bien su invención no es reciente, es en la actualidad donde ha tenido una mayor expansión y desarrollo, al punto de que incluso se creó un instituto que reúne a más de medio millón de miembros e individuos certificados en esta metodología.
Hay muchos aspectos qué comprender acerca de la Administración de Proyectos, y todos estos los abarcaremos en los próximos artículos, sin embargo, en la siguientes líneas nos centraremos en definir los conceptos más básicos, es decir, en qué consiste y qué espacio tiene en una empresa.
¿Qué es la Administración de Proyectos?
Se puede decir a grandes rasgos que es una técnica o metodología utilizada para alcanzar objetivos en un tiempo estimado. A través de este método de organizar y planificar el trabajo se persiguen objetivos fundamentales en toda organización, tales como eficiencia, productividad, reducción de costos y tiempos, compensación de recursos, control, orden y evaluación constante de resultados, por nombrar algunos.
En la administración o gestión de proyectos se considera que el volumen de trabajo que puede enfrentar una empresa para alcanzar cualquier objetivo se gestiona mucho mejor a partir de proyectos donde se planifican y organizan las acciones y recursos disponibles, además de fijar un tiempo determinado en el que será ejecutado.
Parte de la gestión de un proyecto incluye estudiar aquellos factores que pueden considerarse un obstáculo en la consecución del objetivo propuesto y la complejidad intrínseca del mismo.
¿Quiénes participan en un proyecto?
En las fases iniciales de cada proyecto se formará el equipo de trabajo, que son todos aquellos que de una forma u otra influirán en el desarrollo del mismo. Cada integrante tiene un rol diferente, sus propias responsabilidades y actividades por cumplir.
A continuación detallamos los miembros que deben estar presentes en cada proyecto dentro de una organización:
El patrocinador o sponsor: Es quien promueve el proyecto, aprueba su ejecución, define inicialmente los objetivos a alcanzar y autoriza al director a dirigir el proyecto y usar unos determinados recursos, por ende su participación es más activa en la fase inicial, ya que es el responsable de hacer el acta de constitución del proyecto y aprobarla.
Durante el desarrollo del proyecto el patrocinador supervisa al director, y es el único que puede decidir sobre la ejecución de algunos cambios que puedan afectar el objetivo del proyecto o los recursos necesarios para completarlo. De igual manera puede darlo por finalizado si se demuestra que este no va a conseguir los objetivos o si ya no es necesario.
El director del proyecto: Es el responsable de asegurar que el proyecto consiga sus objetivos dentro de las restricciones, y para esto debe usar la metodología de gestión de proyectos apropiada, o la definida por la empresa, y coordinar el equipo de trabajo.
El equipo de trabajo: Son el grupo de personas u organizaciones que participan directamente en cualquier actividad vinculada al proyecto, por lo que en proyectos muy grandes puede existir un equipo formado por un número elevado de personas, de diferentes nacionalidades e incluso idiomas. También formarían parte del equipo del proyecto aquellas personas o empresas subcontratadas para efectuar cualquier trabajo aunque su aparición sea corta.
Las personas involucradas que pertenecen a la organización en la que se desarrolle el proyecto están bajo la coordinación y supervisión del director del proyecto, o en su defecto, del área funcional a la que pertenezcan.
Equipo de dirección: Son aquellas personas que participan directamente en actividades vinculadas a la dirección del proyecto, aún si forman parte activa del equipo del proyecto. Este equipo puede trabajar con el director o pueden formar parte de una oficina de gestión de proyectos.
Stakeholder: La palabra “stakeholder” es término en inglés que significa ‘interesado’ o ‘parte interesada’, y hace referencia a todas aquellas personas u organizaciones afectadas por las actividades y las decisiones de una empresa, y por ende afectadas por el desarrollo de un proyecto, así que pueden influir sobre el desarrollo del mismo aunque no participen.
Algunos ejemplos de las partes interesadas que podría tener un proyecto son los accionistas, los clientes, el gobierno y los empleados de la organización.
Usuario: El usuario también se consideraría como un stakeholder. Es aquella persona que utilizará el producto, servicio o resultado del proyecto, aunque no participe en su ejecución o en su contratación, y algunas veces incluso ni en la definición.
Comité de dirección: Este comité puede asesorar al patrocinador o incluso asumir su rol, pero sólo aparece en proyectos muy grandes. Está conformado por directivos de la empresa que realiza el proyecto. En el caso de proyectos grandes que se realizan en consorcio, participan directivos de cada empresa.
La Administración de Proyectos es una disciplina que consiste en gestionar todos los aspectos necesarios para el cumplimiento exitoso de una meta, sin embargo, su correcta aplicación no garantiza totalmente el éxito pues hay varios factores que pueden influir significativamente, por ejemplo, el desempeño de las personas involucradas, el ambiente en que se desarrolle el proyecto e incluso la competencia a la que se enfrente la empresa.
La importancia de esta metodología se puede comprobar a través del interés que muestran muchas empresas a nivel internacional, quienes han encontrado más de un beneficio con su aplicación.