Primera etapa: Iniciación en un proyecto

En esa etapa se inicia el proyecto a partir de una idea, o de la necesidad de conseguir algo en específico. Es en este momento donde se establece qué es lo que se obtendrá de ese proyecto mediante la redacción de una propuesta en la que se manifiestan los objetivos, el alcance, la calidad, el tiempo para realizarlo y se hace una evaluación de los riesgos.

Es en esta fase temprana donde se designa el equipo, y se definen las actividades que serán llevadas a cabo por cada integrante. De igual manera, se establece una relación con el cliente para fomentar un vínculo entre ambas partes y crear un mejor entendimiento sobre qué se hará y se puede esperar del proyecto.

También se establecen los procedimientos de gestión, es decir, definir los medios de comunicación, tareas específicas, roles, extensión de proyecto y facturación.

Segunda etapa: Planificación del proyecto

Si en la etapa anterior se contemplaron todas las actividades a realizar durante el proyecto, es en este momento donde se planifican considerando las prioridades que tienen unas sobre las otras, los recursos necesarios para llevarlas a cabo y los tiempos esperados para cada una de las tareas.

Esta segunda etapa es sumamente importante ya que es donde se divide el proyecto en actividades y cada una de ellas en tareas. Este proceso se conoce como desglose de trabajo, que es descomponer el proyecto en partes más pequeñas y fáciles de manejar, donde el último nivel es denominado “paquete de trabajo”. Desde luego, en el desglose de trabajo cada actividad debe estar orientada hacia los entregables del proyecto.

Además de las actividades a realizar y cómo serán llevadas a cabo, también se estiman los recursos y tiempo disponibles para crear un plan que optimice su rendimiento, es decir, se crea un presupuesto. También tiene lugar la creación de un plan de comunicación, para asegurar su fluidez en todos los integrantes, incluso los clientes.

Durante esta fase se determinan las normas y procedimientos del proyecto, donde se especifica en qué condiciones se producirán y probarán los entregables, y como parte final se identifican y evalúan los riesgos, creando el plan correspondiente a partir de la identificación de fuentes potenciales y sus consecuencias, y crear un presupuesto preliminar.

Tercera etapa: Ejecución del proyecto

Esta es la fase donde se llevan a cabo todas las actividades planeadas en la fase anterior. En esta fase es responsabilidad del líder proyecto, bajo la supervisión del cliente o del sponsor, desarrollar el proyecto bajo los parámetros previstos.

Debe considerarse que durante el desarrollo de un proyecto surgirán imprevistos que inevitablemente crearán modificaciones en los planes iniciales, así que el equipo directivo debe ser flexible y reconocer la oportunidad detrás de cada evento. Por esto mismo es muy importante la comunicación en esta fase, ya que podría ser necesario tomar decisiones rápidas en caso de que surja un imprevisto y que el proyecto se desvíe de su objetivo inicial.

Para establecer comunicación entre los involucrados hay distintos métodos que se pueden utilizar, por ejemplo, uno de los más sencillos es mediante un informe que esté al alcance de todos los participantes; no obstante, la mejor forma de expresar todo lo relacionado con el proyecto es mediante reuniones semanales, en las que se discuta el avance y se determinen las prioridades de la próxima semana.

Esta es una de las fases más activas para el director de un proyecto, cuya función es informar al dueño del proyecto, supervisar al equipo de trabajo y revisar el plan hecho en la planificación. Así mismo, también puede proponer acciones preventivas con el objetivo de eliminar o mitigar un riesgo identificado.

 Cuarta etapa: Control y monitoreo del proyecto

Esta fase abarca los procesos necesarios para realizar el seguimiento, revisión y monitorización del progreso de proyecto. Es el medio más eficiente para detectar con anticipación desviaciones en las actividades planificadas. Esta cuarta etapa está relacionada directamente con la de ejecución y también dentro de la misma tiene lugar el control de los recursos.

Parar realizar un control y monitoreo efectivo deben tenerse en cuenta dos aspectos esenciales, primero debe centrarse en prevenir los problemas, antes de que estos se desarrollen y entonces tengan que ponerse en marcha acciones para solucionarlos. En segundo, debe relacionarse con la calidad del producto como con su cantidad, y oportunidad.

Quinto etapa: Cierre del proyecto

Aquí se hace una revisión de todos los reportes de avance generados durante el proyecto, para garantizar que se cumplió con todas las actividades y se obtuvieron todos los entregables esperados.

En esta fase tienen lugar el reconocimiento de lo aprendido durante el proyecto, que será utilizado para mejorar en futuros proyectos y que sirve además como soporte para otros directores. También está la retroalimentación, o feedback, donde se expondrá lo positivo y negativo de lo llevado a cabo, que también tiene la intención de mejorar en el futuro.

Bajo esta estructura se puede gestionar un proyecto de manera inteligente y eficiente, pues permite en un primer momento definir y planificar todo lo que se debe hacer para lograr un objetivo, para después llevarlo a cabo minimizando riesgos, y pérdida de recursos y tiempo.